Aufbewahrungsfristen
Gewerbetreibende, bilanzierungspflichtige Unternehmer oder selbstständig Tätige müssen u. a. Bücher, Bilanzen, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte, Buchungsbelege mindestens zehn Jahre aufbewahren. Empfangene und abgesendete Handels- und Geschäftsbriefe sowie sonstige Unterlagen, soweit sie steuerlich von Bedeutung sind, müssen mindestens sechs Jahre aufbewahrt werden. Die Aufbewahrungsfrist beginnt jeweils mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die letzte Eintragung im Buch gemacht worden ist oder der Handels- oder Geschäftsbrief empfangen oder abgesandt worden ist, oder – bei Bilanzen – mit Ablauf des Kalenderjahres, in dem der Jahresabschluss fest- bzw. aufgestellt wurde (§ 147 Abs. 4 der Abgabenordnung).
Ablauf der Aufbewahrungsfrist zum 31.12.2022
Zum Jahreswechsel können Handelsbücher, Inventare, Bilanzen und sämtliche Buchungsbelege aus dem Jahr 2012 vernichtet werden. Voraussetzung ist, dass in diesen Dokumenten der letzte Eintrag im Jahr 2012 erfolgt ist. Handels- oder Geschäftsbriefe, die in 2016 empfangen oder abgesandt wurden sowie andere aufbewahrungspflichtige Unterlagen aus dem Jahr 2016 und früher können ebenfalls vernichtet werden.
Ausnahme
Eine allgemeine Aufbewahrungspflicht besteht unabhängig vom Verstreichen der Aufbewahrungsfrist, wenn die Dokumente für die Besteuerung weiterhin von Bedeutung sind. Lieferscheine müssen nur dann aufbewahrt werden, wenn sie einen Buchungsbeleg oder Rechnungsbestandteil darstellen.
Stand: 28. November 2022
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